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Indirekte Nutzung von SAP-Daten identifizieren und Compliance-Risiken senken

Bei Lizenzvermessung und Audits nimmt SAP verstärkt die indirekte Nutzung von SAP-Daten ins Visier. Wurde der Zugriff auf SAP-Daten durch Drittsysteme nicht vorab mit der SAP vereinbart, müssen betroffene Anwenderunternehmen oftmals hohe Nachzahlungen tätigen.

Auf welcher rechtlichen Basis stehen diese Forderungen seitens SAP? Woher wissen SAP-Anwender, ob und wie ihre SAP-Daten indirekt genutzt werden? Welche Möglichkeiten haben sie, um die indirekte Nutzung mit SAP zu verhandeln?

Diese Fragen beantworten wir Ihnen  gemeinsam mit der Anwaltskanzlei Osborne Clarke in diesem Whitepaper.

Interessiert mehr zu lernen?

Dann schau dir dieses 5-minütige Video an um zu verstehen wie wir dir helfen können.

Inhalt des Whitepapers

  1. Einleitung
  2. Überblick
  3. Das Konzept der „indirekten Nutzung“:
    1.  Das Konzept der „indirekten Nutzung“ aus technischer Perspektive
    2. Das Konzept der „indirekten Nutzung“ aus rechtlicher Perspektive
  4. Rechtlicher Rahmen:
    1. Vertragsdokumente
    2. Interessenlage
  5. Wie lässt sich „indirekte Nutzung“ erkennen?
  6. Handlungsempfehlungen aus der Praxis:
    1. Handlungsempfehlungen für Neukunden
    2. Handlungsempfehlungen für Bestandskunden:
      1. Vertragsverlängerung
      2. Nachlizenzierung
      3. Rechtsstreit
  7. Verhandlungsstrategien aus rechtlicher Sicht:
    1. Verhandlungsstrategien für Neukunden
    2. Verhandlungsstrategien für Bestandskunden:
      1. Vertragsverlängerung
      2. Rechtsstreit
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Einleitung

Die Lizenzierung von SAP-Software stellt für Anwenderunternehmen schon immer eine Herausforderung dar. Um Compliance-Richtlinien und Vertragsbedingungen zu erfüllen, benötigen Anwender umfassendes Know-how zur SAP-Lizenzierung.

Seit SAP im Rahmen von Lizenzvermessung und Audit verstärkt die indirekte Nutzung von SAP-Daten ins Visier nimmt, sind viele Lizenznehmer verunsichert. Wurde der Zugriff auf SAP-Daten durch Drittsysteme nicht vorab mit der SAP vereinbart, sehen sich betroffene Anwenderunternehmen mit hohen Nachzahlungsforderungen konfrontiert.

Auch wenn es sich bei diesem Thema häufig um eine Grauzone handelt, sollten Unternehmen bestmöglich auf entsprechende
Verhandlungen mit SAP vorbereitet sein und ihr Risiko kennen. Nur so können sie ein für sich optimales Ergebnis erreichen.

Dieses Whitepaper analysiert zunächst, auf welcher rechtlichen Basis die Forderungen seitens SAP stehen. Anschließend wird gezeigt, wie SAP-Anwender erkennen, ob und wie ihre SAP-Daten indirekt genutzt werden, und welche Möglichkeiten sie haben, um die „indirekte Nutzung“ mit SAP zu verhandeln.

Überblick

Die „indirekte Nutzung“ wurde ein Thema, als Unternehmen begannen, webbasierte Anwendungen zu verwenden. Beide Seiten, SAP und die Anwenderunternehmen, passten ihre Prozesse den neuen Technologien an, um diese zu optimieren und Medienbrüche für den Nutzer zu vermeiden.

So wurde beispielsweise früher ein Instandhaltungsauftrag in SAP erzeugt, ausgedruckt und dem Instandhaltungstechniker ausgehändigt. Dieser schrieb nach Auftragserledigung seine Ergebnisse auf den Auftrag und gab ihn an einen Mitarbeiter, der die Daten zurück ins SAP schrieb. Dafür benötigte nur der Mitarbeiter eine SAP-Lizenz.

Eine mobile Lösung vereinfacht diesen Prozess erheblich. In SAP erzeugte Aufträge werden automatisch an mobile Geräte von Instandhaltungstechnikern geschickt. Diese können über diese Geräte direkt ihre Ergebnisse erfassen und die Daten gelangen direkt ins SAP. Auf diese Weise gelangen die Daten schneller und mit einem geringeren Fehlerrisiko in das System. Außerdem lassen sich die Arbeitsschritte „ausdrucken“ und „Daten eingeben“ einsparen und
die Mitarbeiter werden entlastet.

SAP hat dafür selbst Lösungen entwickelt und dieses neue Geschäftsfeld nicht den Drittanbietern überlassen. Damit hat SAP auch versucht, zu verhindern, dass Personen mit SAP arbeiten, die dafür keine Lizenz besaßen.

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