Welda -
stimmt tatsächliche SAP-Nutzung und NamedUser Lizenzen mit samQ perfekt aufeinander ab

Die Weleda AG ist ein führender Hersteller von anthroposophischen Arznei-mitteln, Körperpflegeprodukten und zertifizierter Naturkosmetik. Weleda ist in über 50 Ländern auf allen Kontinenten aktiv und rund 2.000 Mitarbeiter sorgen für den Erfolg des Schweizer Unternehmens, das seit 1921 auf soziale, ökologische und wirtschaftliche Verantwortung setzt.

VOQUZ im Gespräch mit Thomas Jünger, Projektleiter in der Abteilung Projekt- und Prozessmanagement – Bereich SAP bei der Weleda AG in Schwäbisch Gmünd.

VOQUZ: Herr Jünger, wie schaut Ihre SAP-Landschaft beiWeleda aus? Wie groß müssen wir uns diese vorstellen?

Thomas Jünger: Wir haben ca. 200 SAP-Nutzer und die drei Systeme Business Warehouse, SAP FI und HR im Einsatz. Unsere Nutzer sind zum Teil natürlich auch in mehr als einem der drei Systeme unterwegs, allerdings ist unsere Konstellation sicherlich nicht so komplex wie eine riesige Landschaft mit tausenden SAP-Usern. Wir können noch vieles manuell machen, aber irgendwann kommt man auch hier an seine Grenzen.

VOQUZ: Was war für Sie die Schwierigkeit im Lizenzmanagement?

Thomas Jünger: Das SAP-Lizenzmanagement ist vor allem deshalb eine Herausforderung, weil es anspruchsvoll ist, anhand der Lizenzbeschreibung der SAP zu erkennen, welche Tätigkeiten durch die unterschiedlichen Lizenzen abgedeckt sind. Dadurch wird der Abgleich der jeweiligen Nutzeraktivitäten mit den Lizenzbestimmungen erschwert. Außerdem ist ein umfassendes Lizenz Know-how wichtig, um in den Lizenz-Verhandlungen auf die Argumente von SAP reagieren zu können.

VOQUZ: Deshalb haben Sie sich also für externe Hilfe von VOQUZ entschieden?

Thomas Jünger: Genau. In der Vorbereitung auf Lizenzierungsgespräche mit SAP wollten wir Optimierungsmöglichkeiten eruieren. Da die Systemvermessung vor der Tür stand, wollten wir schnell handeln und herausfinden, welche Lizenz ein Mitarbeiter abhängig von seiner Tätigkeit benötigt, also unabhängig von seiner bisher zugewiesenen Lizenz. Um diesbezüglich Optimierungspotentiale erkennen zu können, haben wir uns für das Lizenzmanagement-Tool samQ entschieden.

VOQUZ: Was hat Sie von samQ überzeugt?

Thomas Jünger: Das Ergebnis. Wir brauchten einfach relativ schnell konkrete und valide Zahlen und samQ konnte diese ganz automatisch innerhalb kürzester Zeit liefern.Wir haben also sofort gewusst, wo wir stehen, und wie eine optimale Situation aussähe. VOQUZ hat uns hier spontan und sehr schnell unterstützt. Ich habe angerufen und eine Woche später war auch schon ein Lizenzexperte bei uns im Haus. Das war wirklich klasse.

VOQUZ: Wie ging es dann weiter?

Thomas Jünger: Wir haben zunächst eine Testinstallation gemacht, die wir selbst einspielen konnten. Das Fine Tuning haben wir dann mit einem VOQUZ Lizenzexperten hier bei uns vor Ort gemacht. Gemeinsam haben wir uns unsere Lizenzsituation und das Ergebnis aus dem Testlauf angesehen, um mögliche Schritte und Optimierungsmöglichkeiten zu besprechen. Die Ergebnisse haben uns überzeugt, das Tool produktiv einzusetzen

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VOQUZ: Welche Erkenntnisse konnten Sie gewinnen?

Thomas Jünger: Die meisten unserer SAP-Anwender verfügen über eine Professional bzw. über eine Limited Professional Lizenz und zudem über unterschiedliche Lizenzen in den unterschiedlichen Systemen. samQ hat anhand der ermittelten User-Tätigkeiten herausgefunden, dass ein Teil dieser Lizenzen gar nicht erforderlich war.Wir hatten außerdem noch eine ganze Reihe von ESS- Lizenzen, die brachlagen, und wir haben festgestellt, dass einige der bisherigen Professional bzw. Limited Professional User auch mit einer ESS-Lizenz völlig auskommen würden. Dadurch konnten wir einige der teuren Lizenzen frei machen und denjenigen SAP-Anwendern zuordnen, die diese auch wirklich benötigen.

VOQUZ: Wie hat sich die Lizenzverteilung verändert?

Thomas Jünger: Ich hatte damit gerechnet, dass wir zwischen 5 und 10 Professional Lizenzen nachkaufen müssen. Das war dann aber nicht der Fall, da wir dank samQ einen systemübergreifenden Überblick erhielten und die Lizenzen umverteilen konnten. Dadurch sind einige Professional Lizenzen frei geworden. Das bedeutet natürlich auch, dass für uns kein Nachkauf erforderlich war. Durch die Funktionalität der Useroptimierung, dass User die sich länger (z.B. 90 Tage) nicht angemeldet haben, systemsei-tig abgegrenzt werden, wurden zusätzlich Lizenzen wieder verfügbar. samQ hat uns also geholfen, zusätzliche Kosten zu vermeiden.

VOQUZ: Das heißt, Sie hatten jetzt auch schon eine Lizenzvermessung seit Sie samQ im Einsatz haben?

Thomas Jünger: Ja, genau. Wir konnten über samQ unsere Ergebnisse nachvollziehbar machen und waren dadurch auf die Lizenzvermessung gut vorbereitet.

VOQUZ: Wie lief die Vermessung dann ab?

Thomas Jünger: SAP hat die Ergebnisse anstandslos akzeptiert. Nach der Vermessung gab es keine Rückfragen. Die übermittelten Daten waren in Ordnung und wir mussten tatsächlich nicht eine Lizenz nachkaufen. Das war natürlich super.

VOQUZ: Eine letzte Frage, was schätzen Sie an samQ besonders?

Thomas Jünger: Neben der Schnelligkeit und Verlässlichkeit der Zahlen, ist für mich besonders, dass man diesen Abgleich regelmäßig wiederholen kann und dass man die Aktualisierung der Lizenzzuordnung anhand der aufgerufenen Transaktionen monatlich bzw. gegebenenfalls täglich dargestellt bekommt, sodass man ein sehr aktuelles Bild vom Lizenzbestand hat und frühzeitig vor der SAP-Systemvermessung weiß, welche Vermessungsergebnisse zu erwarten sind.

VOQUZ: Das freut uns zu hören. Vielen Dank für das Gespräch!

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Vergleich der Lizenzverteilung vor und nach dem Einsatz von samQ

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