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Stadt Wiesbaden:
Der Weg zur richtigen Lizenz​

Die Stadt Wiesbaden ist die Landeshauptstadt von Hessen und hat etwa 280.000 Einwohner. Die ca. 4.000 Mitarbeiter der verschiedenen Verwaltungsbereiche arbeiten in etwa 200 Standorten innerhalb des Stadtgebietes. Dazu zählen klassische Verwaltungseinheiten ebenso wie Schulen, Kitas, und viele soziale Einrichtungen. Es arbeiten insgesamt etwa 850 Mitarbeiter mit SAP. Das Verfahren wird innerhalb der Stadt von einem zentralen SAP-Kompetenzcenter betreut.

Manfred Laufer wurde im Januar 2019 durch die Teilnahme an einem Partner-Webinar mit WMD auf samQ aufmerksam. Das Thema war: „So meistern Sie die Indirekte Nutzung: SAP-Lizenzierung erklärt am Beispiel Rechnungsworkflow von WMD“. Zu diesem Zeitpunkt hatte die Stadt Wiesbaden offene Fragen zur richtigen Lizensierung von SAP-Usern. Daraufhin erfolgte der erste Kontakt mit VOQUZ Labs. 

Interview zwischen VOQUZ Labs und Manfred Laufer, Stellvertretender Leiter SAP Kompetenzcenter bei Landeshauptstadt Wiesbaden.

VOQUZ Labs: Was war Ihr Ziel für die Einführung eines SAP Lizenzmanagement-Tools?

Manfred Laufer: Die User sollten nur noch die Lizenzen erhalten, die sie wirklich benötigen. Zudem wollten wir Unklarheiten bei Vertragsverhandlungen mit SAP beseitigen und Veränderungsoptionen ausloten. SAP  S/4HANA® war im Gespräch und wir achten, es ergibt sich vielleicht eine Möglichkeit zum Eintausch von Lizenzen. Das Vermeiden von Lizenzengpässen war ein weiteres Ziel. Nicht
zuletzt war uns eine Prüfung unseres aktuellen SAP-Betriebes auf indirekte Nutzungsfälle wichtig.

VOQUZ Labs: Wie sah die Situation vorher aus? Wie wurde bislang SAP Lizenzmanagement betrieben?

Manfred Laufer: Bisher funktionierte die Zuordnung der Lizenzen bei uns automatisch entsprechend der Userrollen. Berechtigungen wurden über Sammelrollen vergeben, die jedem User zugeordnet werden. Das hat zu einem unübersichtlichen Lizenzportfolio geführt. Bei der jährlichen Lizenzvermessung wurde uns schließlich von SAP ein Audit angedroht.

VOQUZ Labs: Welche Kriterien haben den Ausschlag für die Zusammenarbeit mit VOQUZ Labs gegeben? / Warum fiel die Wahl auf samQ?

Manfred Laufer: Schon der erste Eindruck beim gemeinsamen Webinar mit WMD hat mein Interesse an samQ geweckt. Dann folgte der Proof-of-Concept durch die Experten vvon VOQUZ Labs. Hier zeigten sich auch einige Alleinstellungs- merkmale von samQ im Vergleich zu Mitbewerbern. Unsere Entscheidung für samQ war danach ganz pragmatischer Natur, denn durch den PoC war samQ sowieso schon zu 90% eingerichtet und es gab keine Gründe, die dagegengesprochen hätten. 

VOQUZ Labs: Wie wichtig war Ihnen die Möglichkeit zum PoC (Proof-of-Concept)? / Wie war Ihre Erfahrung mit dem samQ PoC?

Manfred Laufer: Der PoC hat uns vom Nutzen überzeugt, da wir dabei im Grunde schon das spätere Ergebnis gesehen haben. Die erarbeiteten Ergebnisse konnten gut als Basis für die endgültige Nutzung verwendet werden. Zudem haben wir sehr gute Erfahrungen mit Jörgen Brinkmann gemacht, der uns durch den PoC geführt hat.

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VOQUZ Labs: Gab es besondere Herausforderungen/Probleme?
Manfred Laufer: Das angedrohte Audit von SAP war unser Problem. SAP ist uns aber in den Vertrags-verhandlungen entgegengekommen, weil ein Wechsel auf SAP S/4HANA® sowieso geplant war. Auch die Einordnung der Einkäufer war eine Herausforderung, die aber schlussendlich erst mit SAP final geklärt wurde.

VOQUZ Labs: Welche Funktionen von samQ nutzen Sie?
Manfred Laufer: Wir nutzen die Zuordnung der richtigen Lizenzen an alle SAP-User. Außerdem nehmen wir den Advisory-Vertrag in Anspruch, um Unterstützung bei den Vertragsverhandlungen mit SAP zu erhalten.

VOQUZ Labs: Was kann samQ, was andere Tools nicht können? Was schätzen Sie esonders an samQ?
Manfred Laufer: Meines Erachtens sind die USPs von samQ die Auswertung der indirekten Nutzung und die SAP S/4HANA® Lizenzierungsszenarien. Diese Ergebnisse konnten wir mit in die Vertrags-verhandlungen mit SAP nehmen. Aber auch die Einrichtung zusammen mit Jörgen Brinkmann hat uns viel gebracht. Er kennt sich sehr gut aus und wir konnten viele Punkte mit ihm diskutieren.

VOQUZ Labs: Wie hat sich Ihr Lizenzbedarf durch die Optimierung verändert? 
Manfred Laufer: Mittels samQ konnte bei der Stadt Wiesbaden jedem User seine benötigte Lizenz zugeordnet werden. Da es bereits vor dem Einsatz von samQ klar war, dass nachgeordert werden muss, wurde jetzt das Ergebnis zur Order entsprechend der wirklichen Nutzung optimiert. Als Professional eingeplante User konnten jetzt teilweise als Employee oder Worker im System arbeiten und damit schrumpfte die zu zahlende Summe enorm.

Wir, die Stadt Wiesbaden, sind also mit diesem Ergebnis auf SAP zugegangen, um entsprechend nach-zuordern. Anfangs akzeptierte SAP die Order, machte dann aber ein überraschendes Gegenangebot. Sie boten uns die fehlenden Lizenzen als Professional Lizenzen an und gaben dazu einen so hohen Rabatt, dass dieser Kauf auf lange Jahre gesehen kostenneutral mit unserer Anforderung ist.

Ohne samQ hätten wir nie diese optimierte Order auf diesem niedrigen Kostenniveau stellen können. Somit amortisierte sich die Software eigentlich sofort und unterstützt uns jetzt durch die automatisierte Arbeitsweise in allen SAP-Lizenzbereichen. Unser  Arbeitsvolumen in diesem Bereich hat sich um 70% verringert und wir können permanent auf eine automatische Lizenzverteilung vertrauen, die zu jeder Zeit compliant ist.

VOQUZ Labs: Konnte samQ Einsparpotenziale aufdecken?
Manfred Laufer: Ja, allerdings mussten wir auch Lizenzen nachkaufen.

VOQUZ Labs: Hatten Sie bereits eine SAP-Lizenzvermessung seit der Einführung von samQ?
Manfred Laufer: Ja, wir hatten im Januar eine Lizenzvermessung. Dabei gab es keine Befunde, wir sind also compliant.

VOQUZ Labs: Eine letzte Frage, wie sind Ihre Pläne für Ihre weitere SAP-Beziehung? Welche Pläne für zukünftige SAP-Investments haben Sie?
Manfred Laufer: 2020 wollen wir die HANA DB einführen und bis 2025 auf SAP S/4HANA® umsteigen.

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