samQ, SAP Licensing, SAP License Management, SAP License optimization

samQ Case Study -
Versicherung

Automatisierte Vergabe und Optimierung von SAP-Lizenzen mit samQ
In komplexen SAP-Landschaften mangelt es oft an einem genauen Überblick über den aktuellen Lizenzbestand und den künftigen Lizenzbedarf. Die manuelle Lizenzverwaltung erfordert einen hohen personellen und zeitlichen Aufwand. Eine Optimierung ist nahezu un-möglich. Um Kosten zu sparen und Compliance-Risiken zu senken, implementierte VOQUZ sein Lizenzmanagement-Tool samQ für einen Kunden aus dem Versicherungsbranche.

Ausgangslage und Zielsetzung

Jeder SAP-Kunde steht vor derselben Herausforderung: Wie klassifizieren wir die SAP-Nutzer in unserem System? In SAP ERP muss jedem Nutzer eine Named-User-Lizenz zugeordnet sein. Wer ein Professional, Limited Professional, Employee oder ESS User ist, das entscheidet der Lizenzverantwortliche aufgrund von Erfahrung und nicht zuletzt Bauchgefühl. Für unseren Kunden war diese Methode aber zu unpräzise und fehleranfällig. Er wollte es genauer wissen und bei der Lizenzvergabe auf der sicheren Seite sein.

Neben dem Compliance-Aspekt gab es für unseren Kunden allerdings noch ein zweites Argument für die Einführung eines Software-Tools zur Lizenzverwaltung. Bislang musste jedem Nutzer manuell ein Lizenztyp zugeordnet und in den Benutzerstammdaten eingetragen werden. Dieser Prozess war unglaublich zeitaufwendig. Zudem wurde es zu-nehmend schwieriger einen exakten Überblick zu behalten, da alle Lizenzinformationen der 1.500 SAP-Nutzer lediglich in einer Excel-Datei erfasst wurden. Aus jedem einzelnen der drei SAP-Systeme musste eine Nutzerliste exportiert und die Informationen in der Excel-Datei zusammentragen werden, um die Lizenzdaten systemübergreifend vergleichen zu können. Dieser enorme Verwaltungsaufwand kostete das Unternehmen unnötige zeitliche und personelle Ressourcen. Ziel musste es deshalb sein, ein Lizenzmanagement-Tool zu implementieren, das all diese Prozesse automatisiert und wiederholt ausführen kann

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Realisierung

Der Kontakt mit VOQUZ kam bereits Anfang 2014 durch eine vertriebliche Direktansprache zustande. Um sich von dem Potenzial von samQ ein genaues Bild machen zu können, entschied sich der Kunde zunächst für eine Testinstallation. Nach einer zweimonatigen Testphase war die Entscheidung für samQ gefallen. Überzeugt hat den zuständigen Lizenzmanager neben der Funktionalität außerdem die schnelle und einfache Installation des Tools.

samQ war innerhalb eines Tages und mit sehr geringem Aufwand aufgesetzt. Das war vor allem deshalb möglich, da die Software samQ beim Kunden nur auf einem einzigen System mit NetWeaver installiert werden musste. Nachdem alle relevanten SAP-Instanzen an dieses System angeschlossen worden waren, wurden die Nutzerdaten aus der SU01 und den Transaktionslogs an samQ übermittelt. Diese Daten wurden anonymisiert und anschließend über eine SSL-verschlüsselte Verbindung an VOQUZ übermittelt. Probleme mit dem Datenschutz? Gab es nicht. Denn wir haben unserem Kunden eine ausführliche Dokumentation vorgelegt und ihn von Anfang an von dem sicheren Umgang mit den Daten überzeugt. Bei den übertragenen Daten handelte es sich stets um rein technische Informationen. Persönliche Daten wurden nicht an VOQUZ übermittelt. Rückschlüsse auf einzelne Personen waren nach der Kodierung nicht mehr möglich.

Die Nutzungsdaten wurden dann im System von VOQUZ analysiert und ausgewertet. Von zentraler Bedeutung war dabei die Optimierungs-Engine, eine Transaktionsdatenbank. Diese enthält alle in SAP möglichen Transaktionen und be-wertet diese mit dem entsprechend dafür notwendigen Lizenztypen. Die Nutzungsdaten wurden mit dieser Datenbank abgeglichen und die korrekte Lizenz ermittelt. Wenn diese von der bisherigen Lizenz abwich, dann wurde sie nach dem Transfer der Daten an samQ automatisch geändert.

samQ half unserem Kunden außerdem dabei, das Reporting zu erleichtern und den aktuellen Lizenzstand im Vergleich zur letzten Vermessung sowie den vertraglich vereinbarten Details darzustellen. Dadurch konnte unser Kunde herausfin-den, dass der Bedarf an Limited Professional Usern deutlich höher ist als es bisher die Verhältnisklausel im SAP-Vertrag vorsieht. Mit diesem Wissen hat unser Kunde die perfekte Basis für die nächsten SAP-Verhandlungen geschaffen. Dann kann er vor allem Limited Profession Lizenzen nachkaufen anstatt der weitaus teureren Professional User. Dadurch lassen sich nicht nur beim Einkauf erhebliche Kosten sparen, sondern auch die Wartungs- und Folgekosten, welche sich prozentual am Einkaufspreis orientieren, werden gesenkt. Einmal optimiert, doppelt gespart.

Besonders schätzt unser Kunde an samQ, dass das Tool leicht und eigenständig zu bedienen ist, ohne dass er ständig zusätzliche Beratungsleistung einkaufen muss. Das Tool ist nicht aus einer Governance-Motivation heraus entstanden, sondern bottom-up. Die Automatisierung der Lizenzvergabe und das erleichterte Reporting machen es zum perfekten Tool für das SAP-Lizenzmanagement.

voquz labs Illustration call to action

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Was hat unseren Kunden überzeugt?

  • Schlankes, leicht verständliches Optimierungstool
  • Benötigt keine zusätzliche Beratungsleistung
  • Einfache Installation und regelmäßige Updates
  • Spart Zeit, Kosten und personelle Ressourcen

Was hat unser Kunde mit samQ erreicht?

  • Automatisierung der Lizenzvergabe auf Basis der tatsächlichen SAP-Nutzung
  • Rechtliche Sicherheit dank Software-License-Compliance
  • Erleichtertes Reporting
  • Genauer Überblick über den Lizenzbestand als Grundlage für die nächste SAP-Verhandlung
  • Senkung der Lizenz- und Wartungskosten dank optimierter Lizenzverteilung

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