samQ, SAP Licensing, SAP License Management, SAP License optimization

samQ Case Study -
Automobil

Internationaler Automobil- und Industriezulieferer senkt seine SAP-Lizenzkosten mit samQ.
Wachstum ist gut, es bringt uns voran. Jedes Unternehmen möchte wachsen. Nicht nur finanziell, sondern auch in Bezug auf seine Standorte und das eigene Produkt- oder Dienstleistungsportfolio. Strukturen werden immer vielschichtiger, so auch die SAP-Landschaft. Da den Überblick zu behalten, sich in allen Belangen rechtlich auf der sicheren Seite zu bewegen und dabei wirtschaftlich zu handeln, ist eine Herausforderung, die samQ ganz einfach lösen kann

Ausgangslage

Vor dieser Frage stand auch unser Kunde, ein international tätiger Automobil- und Industriezulieferer. Das Unternehmen verfügt über eine sehr komplexe SAP-Landschaft mit mehr als 50 Systemen und einer Nutzerzahl im hohen fünfstelli-gen Bereich. Der SAP-Vertrag umfasste ein Gesamtvolumen von 12 Millionen Euro und sah vor, dass das Unternehmen über fünf Jahre hinweg die SAP-Systeme nach Belieben nutzen konnte. Nach Ablauf der Vereinbarung sollte vermessen werden.

Unserem Kunden war bewusst, dass er sich ein genaues Bild über seine SAP-Nutzung und den Lizenzbestand verschaffen musste. Nur so lässt sich verhindern, dass er künftig hohe Wartungsgebühren oder gar Nachzahlungen im Falle einer Unterlizenzierung hinnehmen muss. Der Lizenzbestand musste also optimiert werden. Dafür musste unser Kunde genau wissen, wie seine Mitarbeiter SAP nutzen. Mit dem bisherigen Tool, das SAP-Lizenzen auf Basis von Berechtigungen und User-Rollen zugeteilt hat, war das allerdings nicht möglich.

Außerdem war klar, dass die Vorbereitung für die Lizenzvermessung sehr langwierig sein und einen hohen personellen Aufwand erfordern würde. Bislang gab es keine standardisierten Prozesse für die Datenermittlung, -analyse und -bereitstellung und unserem Kunden fehlte die Möglichkeit, automatisch und binnen kürzester Zeit Informationen zu einer möglichen Über- oder Unterlizenzierung abzurufen.

Zielsetzung

Aus diesem Grund startete unser Kunde ein Projekt, um die Prozesse im Rahmen der SAP-Lizenzvermessung zu optimieren. Man wollte genauer wissen, wie die Anwender die SAP-Systeme nutzen, ob sie die dafür notwendigen Berechtigungen besitzen und ob sie über die optimale Lizenz verfügen. Mit diesen Erkenntnissen sollte der Lizenzbestand dann optimiert werden, damit man wirklich nur über so viele Lizenzen verfügt wie man benötigt.

Ziel war es, durch die Optimierung des Lizenzbestands die Kosten für Neukauf und Nachkauf sowie die Wartungskosten zu senken. Eine Unterlizensierung und damit einhergehende Nachzahlungen oder gar juristische Strafen durften nicht riskiert werden. Aber auch eine mögliche Überlizenzierung sollte verhindert werden, um nicht mehr Lizenzgebühren zu bezahlen als nötig. Die Automatisierung des Vermessungsprozesses sollte zudem personelle Kapazitäten freisetzen und Vermessungs- und Compliance-Sicherheit bieten.

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Realisierung

Nach dem Kennenlernen von samQ sowie einem Vergleich verschiedener Anbieter von SAP-Lizenzoptimierungstool entschied sich unser Kunde für einen Proof of Concept mit VOQUZ. Innerhalb einer Woche wurde samQ erfolgreich als Testversion installiert und an 15 Systeme angebunden, um das vorhandene Optimierungspotenzial zu ermitteln. Dabei konnte samQ ganz einfach auf dem System des SAP Solution Managers aufgesetzt werden. Dadurch waren bereits alle nötigen technischen Anbindungen vorhanden und der Installationsaufwand hielt sich in einem minimalen Rahmen.

Zu der außergewöhnlich kurzen Time-to-Project hat auch samQs standardisiertes Grundmapping beigetragen, das die Lizenzen den genutzten SAP-Modulen beziehungsweise Transaktionen zuordnet. Dadurch konnten automatisch und deutlich schneller erste Ergebnisse geliefert werden als es bei Wettbewerbern der Fall ist. Bei ihnen erfolgt dieser Schritt meist in Rahmen eines Projektes, das bis zu einem Vierteljahr Zeit in Anspruch nehmen kann. Die Schnelligkeit, mit der samQ Ergebnisse lieferte, hat unseren Kunden überzeugt und binnen eines Monats hat man sich für den Einsatz von samQ im gesamten Unternehmen entschieden.

Das Projekt zur Einführung von samQ gestaltete sich sehr organisiert und in mehreren Schritten. Im ersten Schritt wurden die bestehenden Lizenzen analysiert, um herauszufinden, welche Lizenztypen bereits vorhanden waren und wie viele Lizenzen pro Typ man bereits gekauft hatte. Dadurch fand man heraus, dass über 100.000 User überhaupt keinen Lizenzkey besaßen. Bei der Vermessung wäre diesen automatisch eine Professional-Lizenz und damit eine der teu-ersten Lizenzen zugeordnet worden. Anhand der von samQ gesammelten Informationen über das Nutzungsverhalten eines jeden Users, konnte aber ermittelt werden, wer davon eigentlich ein Project, Logistics oder Worker User ist. Diese Lizenzen sind weitaus günstiger und wurden den Benutzern automatisch zugeteilt.

Dank dieser ausführlichen Nutzungsanalyse konnten mit samQ auch die Limited Professional User genau definiert werden. samQ ermittelte, welche Transaktionen und Module der Limited Professional User nutzt und diese Definition wurde dann im samQ Customizing hinterlegt. Das Ergebnis der anschließenden Optimierung war eine transparente und Audit-konforme Lizenzverteilung. Dadurch konnte unser Kunde eine hohe Kostenersparnis realisieren, da die Nachkäufe viel günstiger ausfielen als davor geplant. Dass diese nutzungsbasierte Zuordnung der Lizenzen valide, nachvollziehbar und vor allem reproduzierbar ist, wurde durch das Wirtschaftsprüfungsinstitut KPMG bestätigt.

Mit dem Einsatz von samQ hat unser Kunde also seinen Lizenzbestand optimiert und konnte dadurch seine Lizenz-ausgaben transparent auf das wirklich Nötige beschränken. Durch die Analyse des Nutzungsverhaltens der SAP-User werden die Lizenzen nunmehr transaktionsbasiert vergeben anstelle auf Basis von Berechtigungen. Dadurch hat man herausgefunden, dass einige User auch mit einem geringerwertigen Lizenztypen mit eingeschränkten Nutzungsrechten auskommen würden. Es mussten also keine teuren Lizenztypen nachgekauft werden und unser Kunde konnte Kosteneinsparungen im siebenstelligen Bereich erzielen.

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Was hat unseren Kunden überzeugt?

  • Kompetente Beratung und fundiertes Know-how zu SAP-Lizenzen
  • Schnelle Installation und Konfiguration des Tools und damit schnelle Lieferung von Ergebnissen
  • Automatisierter und transparenter Lizenzvergabe-Prozess
  • Nachvollziehbares Handling und leicht verständliches Customizing des Tools

Was hat unser Kunde mit samQ erreicht?

  • Prozessoptimierung durch Einsatz des Tools
  • Spart personelle Ressourcen, Zeit und Kosten im siebenstelligen Bereich
  • Genauer Überblick über den aktuellen Lizenzbestand
  • Compliance-Konformität durch Wirtschaftsprüfer bestätigt
  • Exzellente Vorbereitung für einen SAP-Audit

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