LORD:
ungenutzte Lizenzen einfach eintauschen

Seit mehr als 95 Jahren bietet LORD innovative Lösungen für Öl und Gas, Luft- und Raumfahrt, Rüstung, Industrie und die Automobilbranche. LORD, mit Hauptsitz in Cary, North Carolina, beschäftigt rund 3.100 Mitarbeiter in 26 Ländern und betreibt 19 Produktionsstätten und 10 Forschungs- und Entwicklungszentren weltweit.
2017 begann Krishna Battula seine Arbeit bei LORD. Er wurde eingestellt, um einen neuen Managementansatz für die SAP-Umgebung zu entwickeln. Als Global ERP Leader ist er nun für die weltweite SAP-Strategie von LORD und den zusätzlichen Systemen in den USA und Mexiko
zuständig.

Interview zwischen VOQUZ Labs und Krishna Battula, Global ERP Leader bei LORD.

VOQUZ: Krishna, welches Ziel verfolgte LORD mit der Einführung eines SAP-Lizenzmanagement-Tools?

Krishna Battula: Bei LORD wurde SAP ECC erstmals im Jahr 2002 eingeführt. Wie man sich vorstellen kann, sind seitdem mehrere verschiedene ERP- und Beschaffungsleiter gekommen und gegangen. Jeder von ihnen hat zahlreiche Lizenzen und Produkte für verschiedene Bereiche gekauft, z.B. HR-Module, Limited Professional-Lizenzen, B2B-Lizenzen, etc. Nach mehr als einem Jahrzehnt hatten wir daher jede Menge „Shelfware“, also nicht mehr benötigte Lizenzen in unserem System.

Meine Aufgabe war es, unser Lizenzmodell zu bereinigen, unsere Lizenznutzung zu optimieren und jedem unserer verschiedenen SAP-Benutzer die richtige Lizenzart zuzuordnen. Also begann ich, nach einer Lösung zu suchen, die meinen Anforderungen entsprach. Bei einer Unterhaltung mit einem unserer Partner kamen wir auf das Thema SAP-Lizenzoptimierung zu sprechen und mir wurde die Testversion von samQ empfohlen. Bis dahin wusste ich nicht einmal, dass es Unternehmen gab, die sich auf den Bereich der SAP-Lizenzierung spezialisiert haben und eine Mischung aus Tools und Beratung anbieten.

VOQUZ Labs: Wieso habt ihr euch für samQ entschieden?

Krishna Battula: Wir waren auf der Suche nach einer langfristigen Lösung, die uns hilft, unsere Lizenzen neu zu organisieren und dauerhaft Ordnung darin zu halten. Nachdem ich die Features von samQ kennengelernt hatte, suchte ich nach vergleichbaren Tools, hatte aber Schwierigkeiten, diese zu finden. Es gab zwar andere Tools in der Art, aber nur als Teil von sehr umfänglichen SAMSuiten. Wir waren aber nicht auf der Suche nach einer umfangreichen Suite von Anwendungen, sondern nach einer Best-of-Breed-Anwendung für unsere individuellen SAP-Lizenzbedürfnisse. Deshalb war samQ genau das Richtige für uns.

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VOQUZ Labs: Wie war eure Erfahrung mit dem ersten Einsatz von samQ beim PoC (Proof of Concept)?

Krishna Battula: Der Chief Information Officer bei LORD, Michael Lubak, und ich kamen auf einer Technologieveranstaltung mit dem Team der VOQUZ Labs ins Gespräch. Dort wurde uns angeboten, samQ in unserer SAP-Landschaft zu testen. Dadurch bekamen wir die Chance die Analyseausgaben in Echtzeit zu sehen und einen Business Case für unser Kostenoptimierungspotenzial zu erstellen. Nachdem wir die positiven Auswirkungen der PoC-Ergebnisse gesehen hatten, beschlossen Michael und ich, samQ zu implementieren.

VOQUZ Labs: Wir freuen uns, dass wir euch überzeugen konnten! Jetzt wo ihr das Tool habt, welche Funktionen davon nutzt ihr?

Krishna Battula: samQ ist an unsere Produktions- und Entwicklungsumgebungen angebunden – es verwaltet unsere gesamte SAP-Landschaft. Wir verwenden samQ hauptsächlich zum Verständnis unserer Lizenzen und Lizenzdefinitionen. Außerdem nutzen wir den Autopiloten, um unsere Benutzer nach Typen zu klassifizieren und um Kosteneffizienz und Compliance zu gewährleisten.

Im vergangenen Jahr, bevor wir unsere LAW-Auditergebnisse vorgelegt haben, hat samQ eine große Rolle in unserem Vorbereitungsprozess gespielt. Mit samQ haben wir mehrere langjährige Compliance-Probleme gelöst, die dann von den SAP-Auditoren akzeptiert wurden. samQ und das VOQUZ Labs-Team haben uns während des gesamten Auditprozesses unterstützt.

VOQUZ Labs: Während der Implementierung haben wir euch bei euren SAP-Verhandlungen begleitet und beraten, wie ihr eure optimierte Lizenzposition effektiv nutzen könnt. Welche Rolle hat unsere Lizenzberatung für euch gespielt?

Krishna Battula: Wenn wir einfach irgendein SAM-Tool gekauft und genutzt hätten, hätten wir nicht den gleichen Nutzen gehabt wie bei der VOQUZ Labs. Ich konnte mich jederzeit an das Advisory Team wenden und wusste, dass ich schnell eine Rückmeldung bekomme. Die VOQUZ Labs hat mich dabei unterstützt, wie ich am besten mit SAP umgehen sollte, welche Fragen ich stellen und welche Themen ich eher vermeiden sollte. Lizenzverhandlungen mit SAP sind nicht mein Spezialgebiet, daher war es unglaublich hilfreich, die passenden Experten an meiner Seite zu haben.

Letztendlich konnten wir unsere bestehenden Nutzungsrechte an die Marktbedingungen anpassen. Dadurch konnten wir Shelfware (nicht mehr gebrauchte Lizenzen) an anderer Stelle einsetzen und mussten keine neuen Lizenzen hinzukaufen. Ohne die Einblicke der VOQUZ Labs in unsere Verträge hätten wir unsere individuellen Risiken und Chancen nicht erkannt.

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VOQUZ Labs: Eine besondere Herausforderung bei euch waren die Verhandlungen mit SAP. Ihr seid mit dem Wissen in die Gespräche gegangen, dass ihr bestimmte Regelungen neu verhandeln müsst. Wie ging es euch dabei?

Krishna Battula: Als produzierendes Unternehmen hatten wir Fälle, in denen wir mehr als eine Lizenz pro Person vergeben mussten. In einigen unserer Werke verwenden Mitarbeiter beispielsweise Desktop- und Handgeräte, so dass wir zwei Lizenzen für einen Benutzer haben.
Andernfalls würden die Mitarbeiter beim Einloggen auf dem einen Gerät jedes Mal aus dem anderen ausgeloggt werden. Aus Produktivitätsgründen und um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in beiden Systemen eingeloggt sein können, haben wir dem gleichen Benutzer mehrere Lizenzen zugewiesen.
Das verursachte ein doppeltes Problem: Zum einen wurde unser Lizenzbedarf durch die mehrfache Vergabe künstlich erhöht. Andererseits wurden wir von SAP aber auch darauf hingewiesen, dass in einigen unserer Werke mehrere Mitarbeiter einen gemeinsamen Kiosk nutzten, um Aufgaben innerhalb von SAP auszuführen. Das war eine der größten Herausforderungen, die wir hatten. Mit samQ haben wir uns unseren Bestand angesehen und festgestellt, dass wir trotz der Anforderungen von SAP keine zusätzlichen Lizenzen kaufen mussten, da wir die Lizenzen, die wir bereits besaßen, umverteilen konnten. Wir mussten uns auch nicht mehr mit geteilten Lizenzen beschäftigen – und das war nur mit samQ möglich.

VOQUZ Labs: Bevor wir mit der Lizenzoptimierung begonnen haben, hattet ihr auch ein erhöhtes Auditrisiko. SAP hätte sich einfach auf die Daten der LAW gestützt und Fälle von Unterlizenzierung festgestellt. Aber wir konnten eure Lizenzen mit samQ optimieren.

Krishna Battula: Das ist richtig. Als ich bei LORD angefangen habe, waren die Lizenzen nicht besonders effektiv vergeben. Das Team war sich der Lizenzpraktiken nicht bewusst und schickte einfach eine ganze Reihe von AuditDaten an SAP. Die Auditoren waren mit den Ergebnissen nicht zufrieden. Sie kamen zu uns zurück und baten uns, unsere Lizenzen zu bereinigen und zusätzliche Lizenzen zu kaufen. Das war ein Wendepunkt für uns und wir haben verstanden, dass wir Ordnung in unsere Lizenzen bringen und sie kontinuierlich verwalten müssen.

Wir haben auch Einsparungen erzielt. Wir haben samQ in den monatlichen Auditprozess einbezogen, damit wir unsere Lizenzen überwachen und automatisch Ordnung darin halten können. Zum Glück müssen wir die Arbeit nicht manuell machen, da wir den Autopiloten von samQ aktiviert haben. Wenn jemand länger als 20 Tage nicht aktiv ist, fordert samQ diese Lizenz zurück.

VOQUZ Labs: Letzte Frage – was hat euch an der Zusammenarbeit mit uns besonders gefallen?

Krishna Battula: Mich hat die starke Kundenorientierung überzeugt. Ich habe das Gefühl, dass ich mit der VOQUZ Labs einen großartigen Partner habe, mit dem ich Ideen besprechen kann, um neue Perspektiven und Empfehlungen zu bekommen. Ein Beispiel dafür ist, dass wir uns derzeit mit einigen Fragen zur Datenmaskierung, Archivierung und S/4HANA befassen. Das habe ich dem VOQUZ Labs-Team gegenüber erwähnt und wir wurden direkt an
einen Experten in ihrem SAP-Umfeld verwiesen. Solche Tipps sind sehr nützlich für mich und LORD. Ich denke, dass es viele Unternehmen gibt, die sich mit den gleichen SAP-Lizenzproblemen wie LORD beschäftigen und nicht wissen, dass es dafür eine Lösung gibt. Um nur ein Beispiel zu nennen: Als ich mich mit der Lizenzoptimierung beschäftigte, fragte mich eine ehemalige Kollegin nach dem Thema. Ich bin wirklich zufrieden mit der VOQUZ Labs, also habe ich ihr samQ empfohlen – und jetzt sind sie auch zufriedene samQ-Kunden.

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