jetBlue -
halbiert die Anzahl der Named User

Die amerikanische Fluglinie JetBlue hat es mit einem aktiven User-Management geschafft, die Zahl der Named User in SAP zu halbieren.

The ITAM Review hat sich vor kurzem mit Mukarram Syed, General Manager for IT Corporate Products und Vijay Thillai-nathan, Security Engineer von JetBlue Airways in New York getroffen. Zusammen diskutierten Sie Ihre Herangehensweise an das SAP-Lizenzmanagement und wie sie es geschafft haben, ihre SAP Named User um 500 Stück zu reduzieren.

Ihre enormen Einsparungen beruhen aber nicht auf einem Software Asset Management-Projekt, sondern auf einem aus dem Security-Bereich, das sich um die User Logins kümmern sollte. Aber das Ergebnis zählt und das beschert JetBlue ein volloptimiertes Lizenzmanagement, mit dem Sie ihre steigenden Ausgaben für SAP-Lizenzen im Blick haben.

JetBlue betreibt das User-Management jetzt mit einem ganzheitlichen Ansatz: Dabei geht es von HR über Zu- und Abgänge bis hin zur Organisation von Backend-Systemen. Damit konnte JetBlue nicht nur das Sicherheitsrisiko senken, das durch nicht genutzte Lizenzen entsteht, sondern auch die Ausgaben für doppelte und ungenutzte Lizenzen senken.

Es muss einen besseren Weg geben

Bisher war es für das JetBlue-Team sehr frustrierend und teilweise chaotisch, eine Messbasis für die SAP-Lizenzierung zu finden. Mukarram sagte: „SAP hat verschiedene Vertreter, die immer wieder wechseln. Alle zwei bis drei Jahre be-kommt man einen neuen Ansprechpartner, der dann wieder eine ganz andere Herangehensweise hat. Dieser kennt den Lizenzbestand wieder nicht und man gelangt abermals in den Prozess, in dem man bestätigen soll, welche SAP-Lizenzen man besitzt. Das war ein äußerst ermüdender Prozess.“

Mitten in einer Verhandlung mit SAP und einem neuen Durcheinander bei der Suche nach den richtigen Informationen, beschloss das Team, einen besseren Weg zu finden, um seine SAP-Lizenzen zu verwalten.

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Kontinuierliches User-Management bei JetBlue

Um Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten, hängt die User-Berechtigung bei JetBlue von der Position in der Firma ab. Ein User hat also gewisse Privilegien im SAP, je nachdem, welchen Job er hat. Die User-Profile sind eng mit dem Micro-soft Identity Manager und HR-Systemen verbunden. Wenn ein User also das Unternehmen verlässt oder eine andere Position erhält, werden dementsprechend alle Systeme erneuert vom SAP-Zugriff bis hin zum Namensschild, das man beim Betreten des Gebäudes nutzt. Hinter all dem steckt die ID Nummer des Angestellten: eine eindeutige Identifikation, die zugleich im HR- und IT-System genutzt wird

Einen Business Case anhand echter Daten erstellen

JetBlue hat samQ, das SAP-Lizenzoptimierungs-Tool von VOQUZ gewählt, um die schwere Aufgabe des SAP-Lizenz-managements zu bewältigen. Mukarram sagt über die Auswahl des Tools: „Bei der Suche nach dem richtigen Tool waren mir bestimmte Kriterien wichtig. Ein wichtiger Punkt war die Möglichkeit, die Software innerhalb der SAP-Landschaft zu installieren. Ebenso sollte sie einem SAP ähnlichen Workflow folgen, ein ähnliches Look and Feel haben.“

„VOQUZ hat da auf Anhieb genau das Richtige geboten. Sie haben ein SAP Add-on, das wir innerhalb jeden Systems installieren konnten und das keine bestimmten Anforderungen an die Hardware hat.“ Das JetBlue-Team erklärte, dass sich VOQUZ sehr flexibel zeigte und nicht darauf bestand, dass die Firma gleich ein ganzes SAM-System kauft.

„Beim Vergleich mit anderer SAP-Lizenzmanagement-Software haben wir gesehen, dass die meisten nur im Paket an-geboten werden. Wir hätten auch andere Bestandteile kaufen müssen, obwohl wir nur ein SAP-Lizenzoptimierungstool gesucht haben. Ich hatte das Gefühl, dass die Firmenkultur bei VOQUZ unserer eigenen ähnelt. Wir sind beide flexibel, achten auf gegenseitigen Respekt und Freundlichkeit. Unsere Firmenkultur ist immer kundenorientiert. Das Gleiche gilt auch beim VOQUZ-Team“, sagte Mukarram.

JetBlue führte ein Proof of Value (POV) von samQ durch, bei dem es dessen Fähigkeiten in der eigenen Umgebung testen konnte. Basierend auf den erzielten Daten konnten sie dann einen Business Case für die Software erstellen: „Sie stimmten einem POV zu, was mir sehr wichtig war. Ich wollte die Zahlen sehen, bevor ich einem Kauf zustimme. Sie machten ein License Assessment für uns, wodurch wir unsere SAP Position optimieren und die echten Zahlen und Einsparungen sehen konnten. Ich konnte tatsächliche Daten zur Kostenersparnis für den Business Case nutzen, um zu zeigen, was die Software für uns leisten würde. Dadurch wurde eine Freigabe für den Kauf recht einfach.“

voquz labs Illustration call to action

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Probieren geht über Studieren

Es wäre eine Untertreibung zu sagen, dass das Team froh über den Kauf vom SAP-Lizenzoptimierungs-Tool samQ von VOQUZ war. Das Tool hat das Team von der lästigen Arbeit der SAP-Organisation befreit und ermöglicht ihnen, sich mit interessanteren Aufgaben zu beschäftigen: „Die tatsächlichen Einsparungen, die wir durch das Produkt hatten, waren wirklich auffallend. Die Software beendet das Rätselraten und macht einen agiler. Während samQ die taktischen Schritte mithilfe des automatisierten Systems übernimmt, kann man seinen eigenen Fokus auf strategischere Aufgaben legen. Das Tool ist sehr leistungsfähig.“

Das Team nutzt samQ um seine Lizenzposition abzugleichen und User-Profile zusammenzuführen, um doppelte Kosten für Named User-Lizenzen zu vermeiden. „Das Feature zur automatischen User-Klassifizierung ist wirklich großartig“, sagt Vijay. „Das Tool klassifiziert Named User anhand ihrer SAP-Transaktionen und ordnet diese Aktivitäten den entsprechenden Lizenztypen zu und das alles kosteneffizient und Compliance-sicher. Das ist wirklich stark.“

Die Amortisation

Das meiste Einsparungspotenzial konnte JetBlue dadurch erzielen, dass Named User entfernt wurden, die nicht länger gebraucht wurden. Das ist eine Aufgabe, die in geschäftigen IT-Umgebungen oft übersehen wird – die aber zu Einspa-rungen im Multi-Millionen-Dollar-Bereich führen kann. „Wir konnten 500 Named User-Lizenzen einsparen, die nicht genutzt wurden. Wir haben die Lizenzen in Bereiche umverteilt, in denen es zu wenige gab,“ sagt Mukarram.

Die optimierte SAP-Lizenzposition stellt sicher, dass die Firma bei steigendem Wachstum weiterhin das Beste aus sei-nen SAP-Ausgaben macht

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