Digital Access und wie man ein unfriendly Audit durch SAP verhindert

Digital Access und wie man ein unfriendly Audit durch SAP verhindert

Bei unserer letzten Umfrage im Webinar, welches übrigens sehr gut besucht war, wurde transparent, dass sich immer noch zwischen 50 und 70% der Unternehmen nicht mit dem Thema Digital Access oder indirekte Nutzung im SAP-System beschäftigt haben.

Gratulation!

Diese Unternehmen gewinnen mit hoher Wahrscheinlichkeit eine der ersten unfriendly Audits durch die SAP im Jahr 2022!

Wie kommen wir darauf? Bisher war es doch auch soweit ruhig zu dem Thema und eigentlich kommt die SAP mit dem Thema doch erst beim Wechsel zu S/4HANA auf die Kunden zu.

Soweit ist das erstmal richtig! Bis Ende 2021 besteht auch noch Welpenschutz für alle, die sich bis jetzt noch nicht mit dem Thema beschäftigt haben, aber schon mal der SAP übermitteln, dass sie am DAAP (Digital Access Adoption Program) teilnehmen werden.

Hier ist nochmal eine kleine Erinnerung in Kürze. DAAP ist die freiwillige Teilnahme an dem Programm zur Ermittlung der indirekten Nutzung auf der Basis von 9 der SAP definierten Dokumentenarten.

Wenn diese von externen Quellen getriggert und in SAP-Systemen angelegt werden, sind diese kostenpflichtig. Um Unternehmen den Einstieg in diese Lizenzierungsart zu versüßen, bietet die SAP im Gegenzug 90% Rabatt auf die gefundenen Dokumente an. Als besonderes Schmankerl verzichtet die SAP sogar auf mögliche Nachforderungen zu den letzten Jahren, bei denen solche Dokumente ja auch schon indirekt angelegt worden sind.

Soweit ist der aktuelle Stand und jetzt zur vollständigen Verwirrung lässt sich sagen, dass kein Unternehmen diese Lizenzierungsart akzeptieren muss. Sie können sich also beruhigt zurücklehnen und sagen: „Nein, da machen wir nicht mit!“

Dies wäre auch eigentlich die logische Reaktion. Warum soll ein Unternehmen freiwillig eine neue Lizenzierung akzeptieren und dazu noch Geld ausgeben, wenn man nicht gezwungen wird?

Und genau jetzt hat sich das Unternehmen für ein solches SAP Audit qualifiziert!

Aber zuerst einmal kommen wir zur Erklärung, warum im Augenblick bei der SAP noch so eine vornehme Zurückhaltung zu dem Thema herrscht.

Zum einen ist die technische Grundlage zum Zählen dieser Dokumente noch nicht wirklich ausgereift und zudem fehleranfällig. Zum anderen wird zu diesem Thema immer noch vor Gericht gestritten, ob es denn Rechtens sei, diese Lizenzierung so einzuführen.

Also setzt die SAP auf Freiwilligkeit und gibt dazu gewisse Anreize. Selbst für Neukunden, die sofort mit S/4HANA starten, ist diese Lizenzierung aus genannten Gründen keine Pflicht.

Warum sollte man es aber trotzdem tun? Wir als VOQUZ Labs raten dazu und unterstützen auch bei der korrekten Ermittlung dieser Dokumente!

Einmal ist nicht zu erwarten, dass die Gerichte diese Art von Lizenzierung noch in Gänze kippen werden. Weiterhin besteht die Strategie der SAP, weitgehend auf Metriken zu wechseln, als auf User-Lizenzen zu setzen. Somit wird in Zukunft immer mehr auf der Basis von Metriken lizenziert werden.

Aber der wichtigste Punkt ist die komplett offene Flanke, die ein Unternehmen bietet, wenn es dieses ungelöste Thema aussitzt oder komplett ablehnt.

Lehnt man die Lizenzierung nach den Definitionen zum Digital Access ab oder kümmert sich gar nicht um das Thema, kann die SAP diesen Punkt komplett frei verhandeln und dazu eine Untersuchung in den SAP-Systemen ansetzen (unfriendly Audit), um die indirekte Nutzung zu ermitteln.

Jetzt liegen nicht mehr nur diese definierten Dokumente aus dem Digital Access auf dem Verhandlungstisch, sondern jegliche Aktivitäten zwischen SAP und SAP-fremder Technologie. Jedes Lesen, Schreiben oder Ändern kann jetzt lizenziert werden.

Wenn das dann fertig verhandelt ist, kommt die Back-Maintenance noch oben drauf.

Der eher schlechte Hintergrund hierbei ist, dass es eben keine konkreten Definitionen als Grundlage der indirekten Nutzung gibt und „im Trüben gefischt wird“.

Also ist eine Verhandlung nach definierten Vorgaben mit Sicherheit besser. Im Digital Access sind alle extern getriggerten Aktivitäten neben der Erzeugung der definierten Dokumente kostenfrei.

Sie müssen also lediglich genau wissen, wie viele solcher Dokumente in Ihrem Unternehmen pro Jahr erzeugt werden und von wem. Das können wir für Sie mit unserer Lizenzoptimierungssoftware samQ exakt ermitteln.

Was wir außerdem für Sie tun können, ist das Aufdecken der Falschzählungen, Doppellizenzierungen und Third Party Produkte, die besonders kostenintensiv sind. Aus diesen Informationen stellen wir Ihnen eine Verhandlungs- und Optimierungsstrategie zusammen, mit der Sie dann im Rahmen des DAAP auf die SAP zugehen können und auf Basis kompletter Datentransparenz das bestmögliche kostenoptimierte Lizenzierungsergebnis verhandeln können.

Tun Sie das am besten noch dieses Jahr, dann nehmen Sie noch einen Rabatt von 90% mit.

Es lohnt sich also!

Peter Rattey

Peter Rattey is Managing Director of VOQUZ Labs. He was the initiator and is significantly involved in the development of the SAP license management tool samQ. He has implemented numerous projects for medium-sized companies and international corporations and has been supporting customers on the topic of indirect SAP use for a long time.

Peter Rattey

Peter Rattey is Managing Director of VOQUZ Labs. He was the initiator and is significantly involved in the development of the SAP license management tool samQ. He has implemented numerous projects for medium-sized companies and international corporations and has been supporting customers on the topic of indirect SAP use for a long time.

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