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City of Wiesbaden - The Path to correct Licensing

City of Wiesbaden -
The Path to correct Licensing

The City of Wiesbaden is the state capital of Hessen and has a population of approximately 280,000. The around 4,000 staff in the various administrative departments work in roughly 200 locations throughout the metropolitan area. These include typical administrative units, as well as schools, nurseries, and many social service providers. A total of about 850 staff work with SAP. The system is maintained by a central SAP Centre of Excellence within the city.

Manfred Laufer (Assistant Director of the SAP Centre of Excellence) became aware of samQ in January 2019 whilst participating in a partner webinar with WMD. The topic was: “How to master indirect usage: SAP licensing explained using the example of WMD’s invoice workflow”. At this point, the city of Wiesbaden had open questions about how to correctly license SAP users. This was followed by the first contact with VOQUZ Labs.

VOQUZ Labs: What was your goal for implementing an SAP licence management tool? 

Manfred Laufer: We wanted to ensure that users only received the licences they really needed. We also wanted to eliminate ambiguities in contract negotiations with SAP and explore options for change. SAP S/4HANA® was being discussed and we thought that exchanging licences might be a possibility. Avoiding licence shortages was another objective. Last but not least, we decided it was important to check our current SAP activity for cases of indirect usage.

VOQUZ Labs: What was the situation like before? How were SAP licences managed previously?
Manfred Laufer:
 Licences were previously allocated automatically, depending on users’ roles. Authorisations were allocated via composite roles, which are assigned to each user. The result was a confusing licence portfolio. SAP finally threatened to audit us during the annual licence assessment.

VOQUZ Labs: Which criteria tipped the scales for a collaboration with VOQUZ Labs? /Why did you choose samQ?
Manfred Laufer:
 My interest was already awakened by my first impression of samQ during our joint webinar with WMD. Next came the proof of concept by the VOQUZ Labs experts. This was also the point at which we saw some of samQ’s unique selling points compared with its competitors.
After this, our decision for samQ was quite pragmatic, as 90% of samQ had already been set up for the PoC anyway and there was no reason to object.

VOQUZ Labs: How important was the PoC (proof of concept) option to you?/What was your experience with the samQ PoC?
Manfred Laufer: The PoC convinced us of the benefits, as we were basically already able to see the future result. We were able to use the acquired results as a good basis for ultimately using it. We also had an excellent experience with Jörgen Brinkmann who guided us through the PoC.

VOQUZ Labs: Gab es besondere Herausforderungen/Probleme?
Manfred Laufer: Das angedrohte Audit von SAP war unser Problem. SAP ist uns aber in den Vertrags-verhandlungen entgegengekommen, weil ein Wechsel auf SAP S/4HANA® sowieso geplant war. Auch die Einordnung der Einkäufer war eine Herausforderung, die aber schlussendlich erst mit SAP final geklärt wurde.

VOQUZ Labs: Welche Funktionen von samQ nutzen Sie?
Manfred Laufer: Wir nutzen die Zuordnung der richtigen Lizenzen an alle SAP-User. Außerdem nehmen wir den Advisory-Vertrag in Anspruch, um Unterstützung bei den Vertragsverhandlungen mit SAP zu erhalten.

VOQUZ Labs: Was kann samQ, was andere Tools nicht können? Was schätzen Sie esonders an samQ?
Manfred Laufer: Meines Erachtens sind die USPs von samQ die Auswertung der indirekten Nutzung und die SAP S/4HANA® Lizenzierungsszenarien. Diese Ergebnisse konnten wir mit in die Vertrags-verhandlungen mit SAP nehmen. Aber auch die Einrichtung zusammen mit Jörgen Brinkmann hat uns viel gebracht. Er kennt sich sehr gut aus und wir konnten viele Punkte mit ihm diskutieren.

VOQUZ Labs: Wie hat sich Ihr Lizenzbedarf durch die Optimierung verändert? 
Manfred Laufer: Mittels samQ konnte bei der Stadt Wiesbaden jedem User seine benötigte Lizenz zugeordnet werden. Da es bereits vor dem Einsatz von samQ klar war, dass nachgeordert werden muss, wurde jetzt das Ergebnis zur Order entsprechend der wirklichen Nutzung optimiert. Als Professional eingeplante User konnten jetzt teilweise als Employee oder Worker im System arbeiten und damit schrumpfte die zu zahlende Summe enorm.

Wir, die Stadt Wiesbaden, sind also mit diesem Ergebnis auf SAP zugegangen, um entsprechend nach-zuordern. Anfangs akzeptierte SAP die Order, machte dann aber ein überraschendes Gegenangebot. Sie boten uns die fehlenden Lizenzen als Professional Lizenzen an und gaben dazu einen so hohen Rabatt, dass dieser Kauf auf lange Jahre gesehen kostenneutral mit unserer Anforderung ist.

Ohne samQ hätten wir nie diese optimierte Order auf diesem niedrigen Kostenniveau stellen können. Somit amortisierte sich die Software eigentlich sofort und unterstützt uns jetzt durch die automatisierte Arbeitsweise in allen SAP-Lizenzbereichen. Unser  Arbeitsvolumen in diesem Bereich hat sich um 70% verringert und wir können permanent auf eine automatische Lizenzverteilung vertrauen, die zu jeder Zeit compliant ist.

VOQUZ Labs: Konnte samQ Einsparpotenziale aufdecken?
Manfred Laufer: Ja, allerdings mussten wir auch Lizenzen nachkaufen.

VOQUZ Labs: Hatten Sie bereits eine SAP-Lizenzvermessung seit der Einführung von samQ?
Manfred Laufer: Ja, wir hatten im Januar eine Lizenzvermessung. Dabei gab es keine Befunde, wir sind also compliant.

VOQUZ Labs: Eine letzte Frage, wie sind Ihre Pläne für Ihre weitere SAP-Beziehung? Welche Pläne für zukünftige SAP-Investments haben Sie?
Manfred Laufer: 2020 wollen wir die HANA DB einführen und bis 2025 auf SAP S/4HANA® umsteigen.

VOQUZ Labs: Das freut uns zu hören. Vielen Dank für das Gespräch!

The City of Wiesbaden is the state capital of Hessen and has a population of approximately 280,000. The around 4,000 staff in the various administrative departments work in roughly 200 locations throughout the metropolitan area. These include typical administrative units, as well as schools, nurseries, and many social service providers. A total of about 850 staff work with SAP. The system is maintained by a central SAP Centre of Excellence within the city.

Manfred Laufer (Assistant Director of the SAP Centre of Excellence) became aware of samQ in January 2019 whilst participating in a partner webinar with WMD. The topic was: “How to master indirect usage: SAP licensing explained using the example of WMD’s invoice workflow”. At this point, the city of Wiesbaden had open questions about how to correctly license SAP users. This was followed by the first contact with VOQUZ Labs.

VOQUZ Labs: What was your goal for implementing an SAP license management tool?
Manfred Laufer: We wanted to ensure that users only received the licenses they really needed. We also wanted to eliminate ambiguities in contract negotiations with SAP and explore options for change. SAP S/4HANA® was being discussed and we thought that exchanging licenses might be a possibility. Avoiding license shortages was another objective. Last but not least, we decided it was important to check our current SAP activity for cases of indirect usage.

VOQUZ Labs: What was the situation like before? How were SAP licences managed previously?
Manfred Laufer: Licences were previously allocated automatically, depending on users’ roles. Authorisations were allocated via composite roles, which are assigned to each user. The result was a confusing licence portfolio. SAP finally threatened to audit us during the annual licence assessment.

VOQUZ Labs: Which criteria tipped the scales for a collaboration with VOQUZ Labs? /Why did you choose samQ?
Manfred Laufer: My interest was already awakened by my first impression of samQ during our joint webinar with WMD. Next came the proof of concept by the VOQUZ Labs experts. This was also the point at which we saw some of samQ’s unique selling points compared with its competitors.
After this, our decision for samQ was quite pragmatic, as 90% of samQ had already been set up for the PoC anyway and there was no reason to object.

VOQUZ Labs: How important was the PoC (proof of concept) option to you?/What was your experience with the samQ PoC?
Manfred Laufer: The PoC convinced us of the benefits, as we were basically already able to see the future result. We were able to use the acquired results as a good basis for ultimately using it. We also had an excellent experience with Jörgen Brinkmann who guided us through the PoC.

VOQUZ Labs: Gab es besondere Herausforderungen/Probleme?
Manfred Laufer: Das angedrohte Audit von SAP war unser Problem. SAP ist uns aber in den Vertrags-verhandlungen entgegengekommen, weil ein Wechsel auf SAP S/4HANA® sowieso geplant war. Auch die Einordnung der Einkäufer war eine Herausforderung, die aber schlussendlich erst mit SAP final geklärt wurde.

VOQUZ Labs: Welche Funktionen von samQ nutzen Sie?
Manfred Laufer: Wir nutzen die Zuordnung der richtigen Lizenzen an alle SAP-User. Außerdem nehmen wir den Advisory-Vertrag in Anspruch, um Unterstützung bei den Vertragsverhandlungen mit SAP zu erhalten.

VOQUZ Labs: Was kann samQ, was andere Tools nicht können? Was schätzen Sie esonders an samQ?
Manfred Laufer: Meines Erachtens sind die USPs von samQ die Auswertung der indirekten Nutzung und die SAP S/4HANA® Lizenzierungsszenarien. Diese Ergebnisse konnten wir mit in die Vertrags-verhandlungen mit SAP nehmen. Aber auch die Einrichtung zusammen mit Jörgen Brinkmann hat uns viel gebracht. Er kennt sich sehr gut aus und wir konnten viele Punkte mit ihm diskutieren.

VOQUZ Labs: Wie hat sich Ihr Lizenzbedarf durch die Optimierung verändert? 
Manfred Laufer: Mittels samQ konnte bei der Stadt Wiesbaden jedem User seine benötigte Lizenz zugeordnet werden. Da es bereits vor dem Einsatz von samQ klar war, dass nachgeordert werden muss, wurde jetzt das Ergebnis zur Order entsprechend der wirklichen Nutzung optimiert. Als Professional eingeplante User konnten jetzt teilweise als Employee oder Worker im System arbeiten und damit schrumpfte die zu zahlende Summe enorm.

Wir, die Stadt Wiesbaden, sind also mit diesem Ergebnis auf SAP zugegangen, um entsprechend nach-zuordern. Anfangs akzeptierte SAP die Order, machte dann aber ein überraschendes Gegenangebot. Sie boten uns die fehlenden Lizenzen als Professional Lizenzen an und gaben dazu einen so hohen Rabatt, dass dieser Kauf auf lange Jahre gesehen kostenneutral mit unserer Anforderung ist.

Ohne samQ hätten wir nie diese optimierte Order auf diesem niedrigen Kostenniveau stellen können. Somit amortisierte sich die Software eigentlich sofort und unterstützt uns jetzt durch die automatisierte Arbeitsweise in allen SAP-Lizenzbereichen. Unser  Arbeitsvolumen in diesem Bereich hat sich um 70% verringert und wir können permanent auf eine automatische Lizenzverteilung vertrauen, die zu jeder Zeit compliant ist.

VOQUZ Labs: Konnte samQ Einsparpotenziale aufdecken?
Manfred Laufer: Ja, allerdings mussten wir auch Lizenzen nachkaufen.

VOQUZ Labs: Hatten Sie bereits eine SAP-Lizenzvermessung seit der Einführung von samQ?
Manfred Laufer: Ja, wir hatten im Januar eine Lizenzvermessung. Dabei gab es keine Befunde, wir sind also compliant.

VOQUZ Labs: Eine letzte Frage, wie sind Ihre Pläne für Ihre weitere SAP-Beziehung? Welche Pläne für zukünftige SAP-Investments haben Sie?
Manfred Laufer: 2020 wollen wir die HANA DB einführen und bis 2025 auf SAP S/4HANA® umsteigen.

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